1.应用概述
1.1 管理理念
以需求为源点,包含从供应商、采购请购、采购计划、采购询比价、采购订单、供货质检、采购入库、采购发票、采购付款的全过程管理,通过相应的数据报表,有效地监控采购需求、计划的执行以及到货入库的情况,提高采购工作质量和工作效率,降低单位、企业的总成本。
1.2 适用范围
采购管理应用实现了比较标准化的供应商、需求、计划、优质优价、订购、入库与结算的全过程管理,同时可以针对使用场景进行调整,扩展性、灵活性强,适用于加强过程管理来规范采购行为以提高采购质量的单位、企业。管理者可轻松地监控物资、物料的需求及其采购计划的执行情况,使单位、企业降低采购成本,保证采购的物资、物料的质量,从而提升企业的市场竞争力。
1.3 使用对象
协同采购管理应用的主管部门通常为采购管理部门或成本管理部门,管理采购相关数据、采购相关报表、各项审批流程和应用事务授权等内容。
使用群体通常为采购管理部门或成本管理部门员工,非管理职的员工限于个人相关信息数据的查阅和有关工作事务(如请购、计划、优质优价、订单、入库、发票等)的提交与申请;管理职的员工除了普通员工的权限外,还可以授权其查阅职权范围内的报表。
2.解决的问题
传统采购管理存在计划粗略或缺失、缺少价格比较、询价渠道单一、价格不透明、供货不及时等问题,在单位、企业中,常常缺少对采购过程的监控。因此体系化、科学化、自动化管理是必须,协同采购管理应用正是契合这种需要,解决了上述问题。
(1) 通过需求汇总生成、计划编制,完成采购计划的制定;
(2) 通过采购询比价,实现供货价格的透明管理;
(3) 通过需求日期、计划日期分析控制,保障需求物资及时采购;
(4) 逾期未订货、逾期未到货自动提醒,保障物资及时供货;
(5) 采购过程全过程监控,业务数据查询、统计分析,保障企业的正常生产、经营。
3.应用结构
采购管理应用的功能结构如下图所示。
其中蓝色标注的内容具有审阅或审批流程,均可自行设置;报表只列出了部分内容。
采购管理应用中部分事务流转关系如下图所示。
4.管理应用特色
采购管理应用具备的特色如下。
(1)覆盖从供应商、需求、计划、优质优价、订购、入库与结算的全过程管理,期间信息流和数据全部完整保留。
(2)应用同时支持电脑端(推荐使用IE11和新版本Chrome)和移动端(M3),包括各种业务单据、报表和门户;注意:为方便使用,移动端的部分内容会相对简单。
(3)所有审批流程均可以根据单位的实际情况进行编辑,充分贯彻单位内部管理权责;并且智能的审批流程在大大提高工作效率的同时使得管理的痕迹链条完整,方便审计监察的同时也能够进行责任追究。
(4)信息数据随审批流程而自动存储记录,避免二次录入以提高效率,确保了数据的合法有效、真实准确。
(5)操作智能简便,界面可快速调整,学习与培训成本低廉,短时间内即可上手使用,快速地实现管理的信息化。
(6)工作衔接优化整合,可以通过系统发出提醒、预警等消息告知相关人员。
(7)除了应用内置的部分报表以外,用户可以根据系统存储的数据信息,方便地自行定义符合单位管理所需的相关查询统计报表,方便管理人员随时获知信息的同时也便于其管理决策。
(8)用户可快速地调整应用菜单名称,可对内容进行统一、批量化授权。